Asiantuntijatyö muutoksessa: Excel, tuo aliarvostettu taloustyökalu

Törmään usein siihen, miten taloushallinnossa kritisoidaan Exceliä henkilökohtaisena, vanhentuneena ja jopa vaarallisena työkaluna. Amerikkalaisen MarketWatch-lehden mukaan 88 prosenttia Excel-tiedostoista sisältää virheitä. Jokainen Excelillä budjettia tehnyt Controller tietää, kuinka vaarallisia pienetkin virheet Excel-välilehtien soluissa saattavat olla.

Haluan kuitenkin itse nähdä Excelin uhan sijaan merkittävänä mahdollisuutena. Mikäli talousasiantuntija ei halua lokeroitua johonkin tiettyyn toimintatapaan tai järjestelmään, on Excel nimenomaan se työkalu, jossa pystyy itse määrittämään, mitä tekee ja mitkä ovat tämän tekemisen ulostulot. Excel antaa vapauksia ja ruokkii luovuutta. Vaikka työskennellään talouden ja numeroiden parissa, on onnistumisten lähtökohtana silti aina ihminen, ei kone, työkalu tai järjestelmä.

­­

Kolmekymppisen Excelin kehityskaari

Harva ohjelmisto on yritysten talousammattilaisten käytössä niin laajasti kuin Excel. Saksalainen Business Application Research Center osoitti, että peräti 86 prosenttia haastatelluista käytti Exceliä suunnittelussa ja suorituskyvyn johtamisessa. Excelistä on tullut käytännössä taulukkolaskennan standardi.

Excel vietti viime syksyllä 30-vuotissyntymäpäiväänsä, mutta tämä sai tietoteknisessä informaatiomyllerryksessä melko vähän huomiota.

Vaikka ohjelmaa on vuosien varrella kehitetty, on sen peruslogiikka edelleen sama kuin vuonna 1985. Jatkuvasti päivittyvässä applikaatioyhteiskunnassamme samanlaisena pysyminen nähdään usein huonona asiana, mutta itse näen asian päinvastaisena. Se, ettei Excelin ydintoiminnot ole juuri muuttuneet 30 vuodessa, kertoo nimenomaan ohjelman toimivuudesta. If it ain’t broke, don’t fix it.

Excel ja henkilökohtaisuuden haaste

Yksi Excelin haasteista on ehdottomasti siinä, että työkirjan alkuperäinen tekijä on melkein korvaamaton. Samoin kuin koodarin on usein helpompi tuottaa itse uusi koodi kuin muokata vanhaa, on jonkin toisen laatimaan Excel-työkirjaan vaikea päästä sisälle. Siksi informaation dokumentaatiolla onkin ensisijaisen tärkeä rooli. Tämä kuitenkin jää usein kiireessä tekemättä ja tilaaja ei välttämättä halua tai ymmärrä maksaa tästä ajasta.

On totta, että dokumentointi haastaa ketteryyttä. Dokumentointiin ja älykkääseen tiedonhallintaan löytyy kuitenkin myös näppäriä ratkaisuja. Google Sheets on esimerkiksi kätevä työkalu ryhmätyöskentelyyn varsinkin jos kaikkia Excelin hienouksia ei tarvita. Google Sheetsistä ei ole Excelin korvaajaksi, mutta sitä voisi useamminkin käyttää Excelin tilalla sellaisissa tehtävissä, joissa käsitellään pelkkiä numeroita ja varsinkin tekstiä.

Tavoitteena ketterä Excel-osaaminen

Nyt kun elämme jatkuvassa muutoksessa, haluan uskoa, että ketterä Excel-osaaminen nousee halutuksi taidoksi. Nopeita simulointeja ja ”what if”-laskelmia tarvitaan jatkuvasti enemmän. En ole kuitenkaan vielä törmännyt taloustaituriin, joka sanoisi hallitsevansa Excelin sataprosenttisesti.

Tämän vuoksi me Rainmaker Controller-tiimissä tulemme panostamaan entistä enemmän Excel-oppimiseen. Usein turhan teknisten Excel-koulutusten sijaan tuemme meidän talouden sateentekijöitämme Excelin mahdollisuuksiin tutustumisessa, hyödyntämisessä ja epäkohtien kehittämisessä. Näin kehitämme sisäistä osaamistamme ja voimme ketterästi ja toivottavasti myös pysyvämmin ratkaista asiakkaidemme ongelmia.

Haluatko kuukausittain uusia ajatuksia sähköpostiisi?

Hienoa! Alla olevasta painikkeesta pääset tilaamaan uutiskirjeemme.

Tilaa tästä!

Etsimme ehkä juuri Sinua. Tositarkoituksella.

Ei ole erityisen tärkeää, mitä sinä olet tehnyt ja missä. Kiva jos olisit asiakkaiden kanssa työskennellyt, ehkä myynnissä tai jossain läheisessä roolissa. Loppujen lopuksi sekään ei ole niin tärkeää.

Ennenkaikkea haluamme kuulla mistä sinä unelmoit ja miten sinä kukoistat. Se kiinnostaa.

Laita meille viestiä, me soitamme sinulle.

Hyväksyn tietojeni tallentamisen yhteydenpitoa varten