Ohjelmistorobotiikka – mitä se on ja miten sitä hyödynnetään

Ohjelmistorobotteja on kahta eri versiota, työasemalla toimiva henkilökohtainen “assistentti” sekä konesalissa toimiva keskitetysti hallittu ”digityöntekijä”.

Henkilökohtaisen assistentin perusperiaate on ihmisen päätetyöskentelyn jäljittely käyttöliittymän avulla. Sitä voi ennen kaikkea hyödyntää toistuvien toimenpiteiden automatisoinnissa. Tällaisen robotin käyttöönotto on hyvin nopeaa ja ketterää, kun automatisoidaan yhden henkilön tehtäviä. Parhaassa tapauksessa käyttöönoton voi tehdä asianomistajan ja robotiikkaohjaajan pikaprojektina.

Konesalissa toimiva ”digityöntekijä” taas hoitaa monen eri osa-alueen tehtäviä omatoimisesti, esimerkiksi massapäivityksiä ja järjestelmien välisiä integraatioita. Tällaisen robotin käyttöönotto on laajempi ja pitkäkestoisempi projekti, johon osallistuvat esimerkiksi liiketoimintojen vetäjä, IT-osasto, robotiikan projektipäällikkö sekä ohjaajia.

Molemmissa tapauksissa käyttöönoton jälkeinen ylläpito ja jatkuva kehittäminen ovat erityisen tärkeässä asemassa.

Huimasta potentiaalistaan huolimatta ohjelmistorobotiikka ei tule korvaamaan kaikkia meidän tavallisten ihmisten työtehtäviä. Parhaimmillaan se vapauttaa meidät puuduttavista rutiineista, jolloin voimme keskittyä asiantuntijatehtäviin, jotka eivät robotilta luonnistu. Robotilla on mahdollista hoitaa myös uusia tehtäviä, joihin aika ei muuten riittäisi tai joita olisi liian kallista hoitaa ihmistyönä. Esimerkiksi perustietojen tarkistuksia tai täsmäytyksiä voidaan tehdä päivittäin, kun ihminen hoitaisi ne kerran kuukaudessa. Robotin avulla rutiinit hoituvat entistä paremmin, nopeammin ja tarkemmin. Lisäksi saadaan hoidettua tehtäviä, jotka olivat ennen mahdottomia.

Ohjelmistorobotiikan hyötyjä ovat mm.

  • Laadun paraneminen
  • Työtyytyväisyyden kasvaminen
  • Uusien liiketoimintamallien mahdollistaminen
  • Asiakastyytyväisyyden kasvu
  • Rutiineihin tarvittavan työajan väheneminen

Mitä ohjelmistorobotti tekee?

Parhaiten ohjelmistorobottia voidaan hyödyntää tehtävissä, jotka ovat säännönmukaisia, toistuvia rutiineja ja runsaasti manuaalista tiedonsiirtoa ja -hakua vaativia. Ohjelmistorobotti käyttää samoja ohjelmistoja kuin ihminen, eli nykyisiä järjestelmiä ei tarvitse muokata robotin käyttöönottoa varten.

Tässä muutamia esimerkkejä työvaiheista, joihin ohjelmistorobotti tänä päivänä kykenee helposti:

  • Sähköpostin ja liitetiedostojen avaaminen ja niiden tallentaminen tai tiedon poiminta
  • Weblomakkeiden täyttäminen sääntöjen perusteella
  • Tiedon poiminta useista tietojärjestelmistä ja tietojen uudelleen muokkaus esim. raporteiksi
  • Tietojen yhdisteleminen, karsiminen ja vertailu eri tietojärjestelmien kesken
  • Laskentasuoritusten tekeminen ja lopputuloksen toimittaminen eteenpäin
  • Tietyn merkkijonon tunnistaminen dokumentin sisältä ja tiedon poiminta tämän perusteella

Taloudessa robotteja käytetään tällä hetkellä esim:

  • Toimittaja- ja asiakastietojen päivittämisessä ulkoisten järjestelmien perusteella
  • Ostolaskujen tiliöinnissä perustuen ulkoisiin tietoihin/ järjestelmiin
  • Raporttien tuottamisessa ja niiden jakelemisessa
  • Eri järjestelmissä olevan tiedon verifioiminen

Robotti voidaan esimerkiksi ajastaa työskentelemään tehokkaasti öisin. Näin aamulla töihin tullessa rutiinitehtävät on jo hoidettu, ja käsiteltäviksi jäävät vain ne poikkeukset, joita robotti ei itse ole osannut tehdä. Parhaimmillaan ohjelmistorobotin olemassaoloa ei edes huomaa – arki vain tuntuu sujuvan vaivatta robotin tukiessa työtä taustalla.

Prosessiosaaminen on kaiken a ja o

Robottiikkainnostuksen myötä tulee maalaisjärki pitää mukana toiminnassa: robotiikalla ei kannata korjata rikkinäisiä prosesseja. Prosessit tulisi ensin yhtenäistää sekä kehittää järkeviksi ja vasta sitten robotisoida. Kannattaa ensin kyseenalaistaa, onko tehtävä tarpeellinen. Jos ei, ei sitä myöskään kannata robotisoida.

Liiketoimintaprosesseja pitää jatkuvasti analysoida ja yksinkertaistaa. Hyvän prosessin piirteet ovat:

  • Määritetty – selkeä aloitus ja lopetuspiste sekä sopiva määrä tehtäviä
  • Toistuva – Prosessi voidaan toistaa rajattomasti
  • Luo lisäarvoa – Prosessin jokainen tehtävä luo lisäarvoa, ei “hukkaa”
  • Ketterä – Prosessi kykenee jatkuvaan kehitykseen ja vastaamaan tarvittaviin muutoksiin

Paras lopputulos syntyy, kun talouden asiantuntija, prosessikehittäjä sekä robotiikkaohjaaja miettivät yhdessä, miten prosesseja voidaan tehostaa.

Tulevaisuus: Nopea ja jatkuva oppiminen

Siirrymme entistä nopeasyklisempään toimintaan, jossa teknologian uudistuminen ja sen myötä toimintatapojen kehittyminen on jatkuva tila. Teknologian uusiutuessa ihmisten kyvyissä korostuu tarve omaksua uutta, kokeilla keskeneräistä, epäonnistua ja oppia nopeasti.

Tulevaisuudessa asioita on lähdettävä tekemään sen sijaan, että niitä pelkästään tutkittaisiin ja mallinnettaisiin. Uuden toimintaympäristön omaksuminen vaatii harjoittelua. Lisäksi kehittämiselle on varattava sekä aikaa että resursseja.

Yksi tulevaisuuden perustaitoja on myös ymmärtää, mitä dataa tuotetaan, sekä mikä osa datasta on arvokasta ja mikä turhaa. On tiedettävä, miten dataa jalostetaan ja käytetään, jotta voidaan tuottaa asiakkaalle merkittävää lisäarvoa. Data on uusi öljy.

Teksti on julkaistu myös Opinahjon vieraskynässä:  https://opinahjo.fi/vieraskynassa-joakim-back/

Joakim Back

Talousorientoitunut johtaja, joka arvostaa maalaisjärkeä. Talous- ja businessprosessien taikuri. Suvereeni ymmärrys työtehtävien, tietojärjestelmien ja toimintaprosessien rakentamisesta. Joakimin tarkka silmä näkee heti hukkaenergiat ja pullonkaulat yrityksen kuin yrityksen hallinnollisissa rakenteissa. Joakim on myös väsymätön parantaja. Sellaista prosessia ei ole, mitä viilaamalla, sitä ei voisi parantaa. Talous- ja businessosaamisen yhdistelmä, joka pystyy säästämään aikaa ja rahaa. Kaikilta.

more from Joakim Back

Etsimme ehkä juuri Sinua. Tositarkoituksella.

Ei ole erityisen tärkeää, mitä sinä olet tehnyt ja missä. Kiva jos olisit asiakkaiden kanssa työskennellyt, ehkä myynnissä tai jossain läheisessä roolissa. Loppujen lopuksi sekään ei ole niin tärkeää.

Ennenkaikkea haluamme kuulla mistä sinä unelmoit ja miten sinä kukoistat. Se kiinnostaa.

Laita meille viestiä, me soitamme sinulle.