Digitaalinen taloushallinto PK-yrityksissä

Digitalisaatio on tämän hetken kova sana ja se vaikuttaa yhä vahvemmin alaan kuin alaan. Ville Tolvanen kiteytti juuri termin osuvasti: Digitalisaatio on prosessi, jossa yhdistetään teknologiaa, sisältöjä, palveluita ja käyttöliittymiä luomaan älykkäitä prosesseja pelkän sähköisen palvelun ja itsepalvelun rinnalle.” Myös taloushallinto on ollut jo pidemmän aikaa keskellä muutosta, joka vie yhä vahvemmin kohti digitaalisia, automatisoituja ja sähköisiä palveluja. Mutta kun puhutaan digitaalisesta taloushallinnosta, fokuksessa on usein suuryritykset. Miten saada digitaalinen taloushallinto osaksi myös PK-yritysten toimintaa?

Digitaalisen taloushallinnon lähtökohdat

 Digitaalinen taloushallinto ei synny itsestään. Jotta taloushallinto saadaan tehokkaasti ja järkevästi digitalisoitua, tulee lähtökohtien olla kunnossa. Käytön osalta tämä tarkoittaa sitä, että yrittäjä/johtaja, kirjanpitäjä sekä palkanlaskija työskentelevät sataprosenttisesti samassa järjestelmässä.

Tiedon osalta kaikki lähtee sisään tulevan datan hallinnasta ja sen absoluuttisesta sähköistämisestä. Ostolaskut on muutettava verkkolaskuiksi, kuitit ja matkalaskut siirrettävä mobiiliin ja mahdolliset kassa- ja tuotantojärjestelmät integroitava talousjärjestelmän ehdoilla.

Kun nämä asiat ovat kunnossa, voidaan fokus siirtää tulevan datan automatisointiin, mikä tarkoittaa käytännössä jatkuvaa rekisterien ylläpitoa ja oletusten päivittämistä.

Digitaalisen taloushallinnon hyödyt PK-yrityksille

Digitaalisen taloushallinnon myötä raportointi nopeutuu, rutiineihin käytetty aika vähenee ja tieto pysyy ajan tasalla. Tämä vapauttaa johdolle ja asiantuntijoille aikaa keskittyä lisäarvoa tuottavaan liiketoimintaan.

Taloushallinnon digitalisointi mahdollistaa monenlaisten raporttien tehokkaamman tuottamisen. Näihin sisältyy luonnollisesti lakisääteiset raportit, kuten tulos ja tase. Lisäksi digitaalinen taloushallinto tehostaa proaktiivista ”ad hoc-raportointia”, joka tukee ja kehittää liiketoimintaa ennakoivasti. Tämä raportoinnin osa-alue on tärkeä pitää etusijalla, sillä liiketoimintaa ei voi johtaa historiallisella datalla, vaan on pystyttävä katsoa eteenpäin.

Raportointiin sisältyy myös prosessien ja yhteistyön tehokkuuden mittaaminen. Toimivat automaatiojärjestelmät eivät yksinään luo tehokasta digitaalista taloushallintoa, vaan kehityksen pohjana on aina syvälliset kumppanuudet ja niiden kehittäminen. Kaiken automatisoinnin pohjalla on oltava toimiva yhdessä luotu prosessi. Ainoastaan näin mahdollistetaan reaaliaikainen ja proaktiivinen tekeminen.

Mitä sitten kun ollaan saavutettu digitaalinen taloushallinto?

Kehitys ei lopu siihen, kun taloushallinto on saatu digitaaliseen muotoon. Päinvastoin, vasta tämän jälkeen voidaan aloittaa työ, jonka myötä saadaan myös itse talouspalvelu digitaaliseksi. Tulevaisuuden talouspalvelussa tullaan hyödyntämään yhä enemmän jo yleistyneitä välineitä ja kanavia, kuten erilaisia chat-palveluja ja esimerkiksi WhatsAppia.

Digitaalisen talouspalvelun uudet menetelmät kehittävät alaa eteenpäin ja saavat esimerkiksi nuoret kiinnostumaan kirjanpidosta uudelleen (lue aiempi bloggaukseni aiheesta). Uusien tekijöiden houkuttelemisen lisäksi on erityisen tärkeää ohjata ja opastaa myös pidempään töissä olleita tekijöitä uusien menetelmien pariin.

Vaikka digitaalisessa taloushallinnossa on omat haasteensa ja riskinsä, näen että yrityksillä ei ole enää muita vaihtoehtoja kuin siirtyä sähköisiin toimintatapoihin, sillä siihen maailma on menossa. Suurin riski kaikista on kehityksessä jälkeen jääminen.

 

Digitaalinen taloushallinto

Joakim Back

Talousorientoitunut johtaja, joka arvostaa maalaisjärkeä. Talous- ja businessprosessien taikuri. Suvereeni ymmärrys työtehtävien, tietojärjestelmien ja toimintaprosessien rakentamisesta. Joakimin tarkka silmä näkee heti hukkaenergiat ja pullonkaulat yrityksen kuin yrityksen hallinnollisissa rakenteissa. Joakim on myös väsymätön parantaja. Sellaista prosessia ei ole, mitä viilaamalla, sitä ei voisi parantaa. Talous- ja businessosaamisen yhdistelmä, joka pystyy säästämään aikaa ja rahaa. Kaikilta.

more from Joakim Back

Etsimme ehkä juuri Sinua. Tositarkoituksella.

Ei ole erityisen tärkeää, mitä sinä olet tehnyt ja missä. Kiva jos olisit asiakkaiden kanssa työskennellyt, ehkä myynnissä tai jossain läheisessä roolissa. Loppujen lopuksi sekään ei ole niin tärkeää.

Ennenkaikkea haluamme kuulla mistä sinä unelmoit ja miten sinä kukoistat. Se kiinnostaa.

Laita meille viestiä, me soitamme sinulle.