Rekisterin pitäjä
Rainmaker Group Oy (“Rainmaker”)
Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö
Rainmaker Group Oy
Heikkiläntie 7
00210 Helsinki
Rainmaker / Henri Forss
etunimi.sukunimi(@)rainmaker.fi
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat oikeutetut etumme (esim. yritysasiakassuhteen ylläpitoon liittyen), asiakkaan suostumus, sopimuksen täytäntöönpano ja/tai lakisääteinen velvoite.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Rainmakerin palveluiden toimittaminen ja kehittäminen vastaamaan paremmin asiakastarpeita, sopimusvelvoitteiden ja asiakaslupausten täyttäminen, asiakassuhteen hoitaminen ja sähköinen markkinointi.
Asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään myös asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysoinnissa ja profilointitarkoituksessa. Profilointia tehdään luomalla rekisteröidylle yksilöllinen asiakastunniste tai -tiedosto (esimerkiksi eväste), joka tallennetaan rekisteröidyn päätelaitteelle. Tämä mahdollistaa Rainmakerin, tai alihankkijamme, yhdistellä verkkopalvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja ja luoda niistä rekisteröidyn käyttäytymistä kuvaavan profiilin. Profiloinnin tarkoituksena on täsmentää asiakaskäyttäytymistä markkinoinnin kohdentamiseksi ja palvelujen kehittämiseksi, jotta asiakkaiden tarpeisiin voidaan vastata paremmin.
Käsittelemme tietoja itse ja hyödynnämme käsittelyssä myös järjestelmätoimittajiemme työkaluja (www.rainmaker.fi/privacy/kumppaniverkosto).
Rekisteröidyt tiedot
Käsittelemme asiakkaan tai muun rekisteröidyn henkilötietoja, kuten:
- Rekisteröidyn perustiedot (esim. nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, paikkakunta)
- Rekisteröityä yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot (esim. yrityksen nimi, y-tunnus, yhteyshenkilöiden nimet, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet),
- Asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot (esim. tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, asiakkaan kanssa käyty yhteydenpito, asiakkaan maksutiedot),
- Asiakaspalvelun puhelutallenteet säilytetään todentaaksemme tarvittaessa viestinnän sisällön sekä oikeuksiemme ja velvollisuuksiemme varmistamiseksi. Puhelutallenteita voidaan hyödyntää myös henkilöstön sisäisessä koulutuksessa palvelun laadun parantamiseksi ja palvelujen kehittämiseksi. Tallenteita ei käytetä muihin tarkoituksiin eikä luovuteta Rainmakerin ulkopuolelle.
- Rekisteröidyn käyttämää tietoliikenneyhteyttä sekä päätelaitetta koskevat tiedot (esim. IP-osoite, laite-ID tai muu laitekohtainen tunniste sekä evästeet (cookies),
- Tieto tapahtumista, joihin rekisteröity osallistuu (esim. tieto tapahtumailmoittautumisiin ja laskutukseen),
- Tieto liittyen rekisteröityä koskevaan suoramarkkinointikieltoon,
- Mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi saamme tietoja viranomaisilta, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta. Voimme kerätä ja päivittää henkilö- ja yritystietoja aiemmin kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella, sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rainmaker ei luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Voimme luovuttaa rekisterin tietoja muille konserniyhtiöillemme. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Tietojen siirto EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle
Rainmaker voi siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle osana toimintaa. Jos näin tehdään, varmistamme, että kyseinen tieto on suojattu asianmukaisesti ja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytys
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Rainmakerin työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Jokaisella käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Rainmaker säilyttää henkilötietoja niin kauan, kun käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Asiakas- ja markkinointirekisterissä olevat henkilötiedot poistetaan, kun käytettävä tieto on tunnistettu vanhentuneeksi tai tavoittamattomaksi.
Tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti huomioiden sovellettava lainsäädäntö. Lisäksi huolehdimme kohtuullisista toimenpiteistä, joilla voidaan varmistaa, ettei rekisteröidyistä säilytetä tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja, ja oikaisemme tai hävitämme sellaiset tiedot viipymättä.
Asiakaspalvelun puhelutallenteita säilytetään 180 vuorokautta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Rainmakerin ja rekisteröidyn asiakassuhde. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rainmaker voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä vain laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
Rekisteröity voi toimittaa kaikki tämän kohdan mukaiset pyynnöt ja vaatimukset selosteessa mainitulle yhteyshenkilölle.
Muutokset tähän selosteeseen
Tehdessämme muutoksia tähän selosteeseen, päivitämme ne internetsivuillemme ja merkitsemme päivityksen ajankohdan.
Päivitetty 18.1.2023