Työntekijärekisteri

Rekisterin pitäjä

Rainmaker Group Oy (“Rainmaker”)

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Rainmaker Group Oy
Heikkiläntie 7
00210 Helsinki
Rainmaker / Janne Sorvari
etunimi.sukunimi(@)rainmaker.fi

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on/ovat joku/jotkut alla olevista:

• Meidän tai konsernin muiden yhtiöiden oikeutettu etu;
• Sopimussuhde eli käsittely on tarpeen työ- tai harjoittelusuhteen täytäntöönpanemiseksi;
• Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteidemme noudattamiseksi;
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on esim. työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden kuten palkanmaksun hoitaminen sekä liiketoimintamme suunnittelu ja kehittäminen henkilöstönäkökulmat huomioon ottaen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on Rainmaker-konsernin työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoitaminen.

Rekisteröidyt tiedot

Työntekijöiden perustiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), työsuhdetta koskevat tiedot (työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä, tehtävä) tiedot koulutuksesta ja aikaisemmasta työkokemuksesta, palkanlaskentatiedot (palkkaryhmä, rahapalkka, luontoisedut, työsuhde-edut, sairastodistukset palkanmaksuvelvollisuuden selvittämiseksi) kulunvalvonta, osaamis- ja henkilöarviot, työsuoritukset, vuosilomakirjanpito ja työaikakirjanpito. Arkaluontoisen tiedon käsittely huomioidaan.

Henkilötietojen antaminen on edellytyksenä sille, että voimme hoitaa työnantajana meille kuuluvat velvoitteet.

Asiointihistoria sisältöineen, mukaan lukien asiakaspalvelun puhelutallenteet, säilytetään todentaaksemme tarvittaessa viestinnän sisällön sekä oikeuksiemme ja velvollisuuksiemme varmistamiseksi. Puhelutallenteita voidaan hyödyntää myös henkilöstön sisäisessä koulutuksessa palvelun laadun parantamiseksi ja palvelujen kehittämiseksi. Tallenteita ei käytetä muihin tarkoituksiin eikä luovuteta Rainmakerin ulkopuolelle.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti työntekijältä itseltään hänen omien antamien tietojen ja suostumuksen perusteella. Työntekijä täyttää itse sähköiseen järjestelmään henkilötunnuksen, osoitteen ja tilinumeron. Työntekijä tallentaa itse sähköiseen järjestelmään muuttuvat tietonsa.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan veroviranomaisille verotuksen toimeenpanoa varten, eläke- ja vakuutusyhtiöille työnantajan ottamien vakuutusten ylläpitämiseksi sekä työvoima- ja ulosottoviranomaisille näiden lakisääteisten tehtävien toimeenpanoa varten. Työterveyshuoltoyhtiöille lakisääteisen työterveyshuollon järjestämistä varten. Asiakasyrityksille työn johtamisen kannalta välttämättömien tietojen osalta. Työntekijäliitoille työntekijän valtuutuksella. Tiedon arkaluontoisuus huomioidaan.

Tietojen siirto EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytys

Työsuhderekisterin henkilötietoihin on pääsy nimetyillä henkilöillä henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan tehtävien toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa. Työsuhderekisterin tietoja käyttäville on annettu erilliset järjestelmäylläpitäjän luovuttamat tunnukset sekä koulutus tietojen käsittelyyn. Lisäksi heitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Työntekijöiden terveydentilaa koskevat tiedot säilytetään erillään muista tiedoista.

Sähköisessä tietojenkäsittelymuodossa oleva aineisto suojataan käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Henkilötiedot kerätään ATK-järjestelmään, joka on suojattu palomuurein ulkopuolisen käytön estämiseksi. Palvelin, jossa ko. henkilötiedot ovat tallessa, säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on vain rajatulla määrällä ylläpitohenkilökuntaa. Tietokoneet, joilla tietokantaa käytetään sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa paikassa.

Tietoja säilytetään 10 vuotta, mikä perustuu lakisääteisten työnantajavelvoitteiden täyttämiseen.

Asiakaspalvelun puhelutallenteita säilytetään 180 vuorokautta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Rainmakerin oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rainmaker voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä vain laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Rekisteröity voi toimittaa kaikki tämän kohdan mukaiset pyynnöt ja vaatimukset selosteessa mainitulle yhteyshenkilölle.

Muutokset tähän selosteeseen

Tehdessämme muutoksia tähän selosteeseen, päivitämme ne internetsivuillemme ja merkitsemme päivityksen ajankohdan.

Päivitetty 18.1.2023.