Tietosuojaseloste – Työnhakijat

 

Me Rainmakerilla otamme tietosuojan vakavasti. Asiakkaidemme, potentiaalisten asiakkaidemme, työntekijöidemme ja työnhakijoidemme henkilötietojen asianmukainen käsittely on meille tärkeää ja haluamme toimia tietosuojaan liittyvissä asioissa mahdollisimman läpinäkyvästi. Tällä selosteella kuvaamme, miten käsittelemme rekisteröityjen henkilötietoja sekä kerromme rekisteröityjen oikeuksista henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

 

Rekisterinpitäjä

Rainmaker Group Oy (y-tunnus: 2707250-6) yhdessä muiden konserniin kuuluvien yhtiöiden kanssa (jäljempänä “Rainmaker”). Listaus konserniyhtiöistä: https://rainmaker.fi/ota-yhteytta/

Osoite: Piispanportti 11, 02240 Espoo

 

Tietosuoja-asioista vastaava yhteyshenkilö

Kati Helavirta, tietosuojavastaava

etunimi.sukunimi(@)rainmaker.fi

 

Käsiteltävät henkilötiedot ja käsittelyn tarkoitukset

• Mitä rekisteröityjen tietoja keräämme ja käsittelemme:
  • Työnhakijan perus- ja yhteystiedot: nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite,
  • Kielitaito, koulutustausta ja aiempi työkokemus sekä muut osaamiseen ja pätevyyteen liittyvät tiedot,
  • Työnhakijan työhakemukseen ja ansioluetteloon sisällyttämät tiedot siinä laajuudessa, kuin hakija ne meille ilmoittaa,
  • Rainmakerin rekrytoijan tekemät, välttämättömät merkinnät liittyen työnhakijan soveltuvuuden arviointiin suhteessa työtehtävään,
  • Tietoa työnhakuprosessin etenemisvaiheista,
  • Hakijan mahdollisten suosittelijoiden nimi- ja yhteystiedot hakijan ne itse ilmoittaessa,
  • Työnhakijan mahdollinen aiempi työnhakuhistoria Rainmakerillä,
  • Työnhakijan mahdolliset toiveet työsuhteeseen liittyen (esimerkiksi palkkatoive),
  • Mahdollinen työnhakuvideo työnhakijan sellaisen jättäessä,
  • Mahdollisten soveltuvuus ja persoonallisuustestien tulokset,
  • Mahdollisten luotto- ja turvallisuusselvitysten tulokset,
  • Puhelutallenteet

 

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin tarkoituksiin

• Rekrytointiprosessin toteuttaminen
  • Henkilötietoja käsitellään työhakemusten käsittelemiseksi ja työnhakijoiden soveltuvuuden arvioimiseksi avoinna olevien työtehtävien täyttämiseksi.
• Viestintä työnhakijoiden ja Rainmakerin välillä
  • Henkilötietoja käsitellään työnhakijoiden ja Rainmakerin välisen viestinnän sekä suhteiden hoitamisen sujuvuuden, laadun ja turvallisuuden varmistamiseksi.
• Oikeuksien ja velvollisuuksien todentaminen
  • Tarvittaessa viestinnän sisältöä sekä oikeuksien ja velvollisuuksien toteutumista voidaan varmentaa puhelutallenteiden avulla.
• Sisäinen koulutus ja rekrytointipalveluiden kehittäminen
  • Rekrytointiprosessiin liittyviä puhelutallenteita voidaan hyödyntää rekrytointihenkilöstön sisäisessä koulutuksessa, palvelun laadun parantamisessa ja rekrytointipalveluiden kehittämisessä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:

• Oikeutettu etu: henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.
• Velvoitteiden ja oikeuksien noudattaminen: Käsittely on välttämätöntä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn lakisääteisten velvoitteiden sekä erityisten oikeuksien noudattamiseksi työoikeuden alalla.
• Rekisteröidyn suostumus: Käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan nimenomaiseen suostumukseen henkilötietojensa käsittelyyn

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti työntekijältä itseltään hänen omien antamien tietojen ja suostumuksen perusteella. Työnhakija syöttää työhakemusta jättäessään sähköiseen järjestelmään etu- ja sukunimensä, sähköpostiosoitteensa sekä puhelinnumeronsa. Lisäksi työnhakija voi halutessaan liittää hakemukseen lyhyen kuvauksen itsestään, ansioluettelon, valokuvan, videon ja työhakemuksen.  Rainmakerin rekrytoijan suorittaman työhaastattelun jälkeen rekrytoija kirjaa muistiinpanot käydystä haastattelusta rekisteriin, osoittaen ne haastatellulle henkilölle. Rekisteriä täydennetään myös yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä ja muista julkisista lähteistä, mikäli tiedonhankinta on tarpeellista ja liittyy avoinna olevaan työtehtävään.

Jättämällä työhakemuksen työnhakija antaa luvan kerätä tietojaan hänen ammatillisessa tarkoituksessaan julkaisemastaan profiilista siinä laajuudessa kuin tietojen kerääminen on tarpeellista ja liittyy työssä suoriutumiseen huomioiden avoinna oleva työpaikka.

Joidenkin työtehtävien kohdalla voi olla tarpeen suorittaa turvallisuusselvitys tai tarkistaa luottotiedot. Näissä tapauksissa tiedot tarkistetaan asianmukaisista viranomaisrekistereistä. Selvitysten tekemisestä ilmoitetaan rekisteröidylle etukäteen, ja tarvittaessa häneltä pyydetään etukäteen suostumus selvityksen toteuttamiseen.

Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset

Mikäli työnhakija hakee Rainmakerin välittämää työtehtävää Rainmakerin asiakasyrityksessä, työnhakijan henkilötietoja voidaan luovuttaa asiakasyritykselle siinä määrin, kuin se on tarpeellista rekrytointiprosessin toteuttamiseksi. Asiakasyritys voi tarvita kyseisiä tietoja esimerkiksi rekrytointipäätöksen tekemiseen.

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa Rainmaker-konsernin sisällä muille konserniyhtiöille.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta.

Tietojen siirto EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle

Rainmaker voi siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle osana toimintaa. Jos näin tehdään, varmistamme, että henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle vain tietosuojalainsäädännön mukaisin menettelytavoin ja että kyseinen tieto on suojattu asianmukaisesti ja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja säilytys

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä muilla tarpeellisilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietoihin on käyttöoikeus vain niillä Rainmakerin työntekijöillä, joilla on työnsä puolesta oikeus ja tarve käsitellä työnhakijarekisterin tietoja. Jokaisella työnhakijarekisterin käsittelijällä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Rainmaker edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista henkilötietojen salassapitoon. Lisäksi rekrytointihenkilöstöä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tietokoneet, joilla tietokantaa käytetään sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa paikassa.

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä kahden vuoden ajan, jonka päättyessä henkilöltä kysytään suostumus tietojen säilyttämiseksi vuodeksi eteenpäin. Jos suostumusta ei anneta, henkilötiedot poistetaan.

Rekrytoinnin puhelutallenteita säilytetään 180 vuorokautta.

Rekisteröidyille aiheutuvan riskin hallinta

Henkilötietojen käsittelyssä pyritään minimoimaan rekisteröidyille aiheutuvat riskit. Rainmakerin henkilötietoihin kohdistuvien riskienhallinnan toimenpiteisiin kuuluvat mm. henkilöstön säännöllinen koulutus ja tietosuojaosaamisen varmistaminen, säännöllinen riskien havainnointi ja arviointi sekä henkilötietojen käsittelyä koskevat vaikutustenarvioinnit.

Mahdollisissa henkilötietojen tietoturvaloukkaustapauksissa Rainmaker toimii tietosuojaviranomaisten ohjeistusten mukaisesti arvioiden kiireellisesti rekisteröidylle mahdollisesti aiheutuvat riskit. Mikäli on todennäköistä, että tietosuojaloukkauksesta aiheutuu korkea riski rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien toteutumiselle, ilmoittaa rekisterinpitäjä tapahtuneesta rekisteröidylle viipymättä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus käyttää alla lueteltuja oikeuksiaan. Oikeuksien käyttämiseksi rekisteröity voi olla yhteydessä rekisterinpitäjään (Rainmaker). Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja yhteystiedot on ilmoitettu tämän selosteen yläosassa.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Tällöin rekisteröidylle toimitetaan jäljennös häntä itseään koskevista tiedoista ja ne päivitetään rekisteröidyn pyynnöstä.

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus itse antamiensa tietojen siirtoon toiseen järjestelmään. Tällainen tilanne voi syntyä, kun rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja suostumukseen tai sopimukseen perustuen.

Rekisteröidyllä on myös joissain tilanteissa oikeus pyytää tietojensa poistamista. Oikeutta voi rajoittaa esimerkiksi lakisääteinen velvollisuus säilyttää kyseiset henkilötiedot. Jos tarve henkilötiedon käsittelylle lakkaa, tieto poistetaan ilman erillistä pyyntöä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rainmaker voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä vain laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin. Käsittelyn rajoitus tarkoittaa, että tiedot säilytetään, mutta niitä käsitellään muilla tavoin ainoastaan suostumuksen perusteella, oikeudellista vaatimusta varten, toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevasta syystä. Käsittelyn rajoittaminen soveltuu esimerkiksi silloin, jos käsittelyn laillisuus on kiistetty. Tällöin tietojen käsittelyä rajoitetaan, kunnes käsittelyn laillisuus on varmistettu.

Rekisteröidyllä on oikeus välttyä päätöksenteolta, joka perustuu yksinomaan automaattiseen käsittelyyn ja josta aiheutuu oikeusvaikutuksia tai muita merkittäviä vaikutuksia. Lisäksi rekisteröity voi vaatia, että automaattiseen päätöksentekoon perustuvat päätökset tarkastetaan ennen lopullisen päätöksen tekemistä ihmisen toimesta. Emme Rainmakerillä tee työnhakijarekisterin käsittelyssä päätöksiä, jotka perustuisivat pelkästään automaattiseen käsittelyyn ja joilla olisi oikeus- tai muita merkittäviä vaikutuksia.

Mikäli rekisteröity katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty epäasiallisesti tai lainvastaisesti, toivomme yhteydenottoa ensin Rainmakerille, jotta voimme yhdessä selvittää asiaa. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka ajantasaiset yhteystiedot ja yhteydenottokanavat löytyvät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

 

Muutokset tähän selosteeseen

Mikäli tähän selosteeseen tehdään muutoksia, päivitämme tiedot internetsivuillemme ja lisäämme merkinnän päivityksen ajankohdasta.

Päivitetty 20.1.2025