Työnhakijarekisteri

Rekisterin pitäjä

Rainmaker Group Oy (“Rainmaker”)

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Rainmaker Group Oy
Heikkiläntie 7
00210 Helsinki
Rainmaker / Anssi Säkö
etunimi.sukunimi(@)rainmaker.fi

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

• Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattaminen työoikeuden alalla; ja/tai
• Rekisteröidyn antama nimenomainen suostumus henkilötietojensa käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa Rainmaker-konsernin rekrytoinnin sujuvuus, sekä tehdä työnhakijoiden ja Rainmakerin välisen kommunikoinnin ja suhteiden hoitamisen yksinkertaiseksi sekä turvalliseksi. Puhelutallenteita voidaan hyödyntää myös henkilöstön sisäisessä koulutuksessa palvelun laadun parantamiseksi ja palvelujen kehittämiseksi. Tallenteita ei käytetä muihin tarkoituksiin eikä luovuteta Rainmakerin ulkopuolelle.

Rekisteröidyt tiedot

Työnhakijan perustiedot (nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ansioluettelo, työhakemus), työnhakijan mahdollisesti aikaisemmin Rainmakerin kautta hakemat työtehtävät ja hänen mahdolliset toiveensa työsuhteeseen liittyen (esimerkiksi palkkatoive), työnhakijaa koskevat, tietoa työnhakuprosessin etenemisvaiheista, Rainmakerin rekrytoijan tekemät, välttämättömät merkinnät liittyen hänen sopivuuteensa arviointiin suhteessa työtehtävään. Asiointihistoria sisältöineen, mukaan lukien puhelutallenteet.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti työntekijältä itseltään hänen omien antamien tietojen ja suostumuksen perusteella. Työntekijä täyttää itse työtehtävää hakiessaan sähköiseen järjestelmään etu- ja sukunimen, sähköpostiosoitteen, osoitteen, syntymäajan, puhelinnumeron, sukupuolen, sekä halutessaan kirjoittaa lyhyen kuvauksen itsestään ja liittää järjestelmään oman ansioluettelon, kuvan ja työhakemuksen. Rainmakerin rekrytoijan tekemän työhaastattelun jälkeen rekrytoija kirjaa muistiinpanot käydystä haastattelusta rekisteriin, osoittaen ne haastatellulle henkilölle. Lisäksi rekisteriä koostetaan yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä sekä muista julkisista lähteistä.

Jättämällä työhakemuksen työnhakija antaa luvan kerätä tietojaan hänen ammatillisessa tarkoituksessaan julkaisemastaan profiilista siinä laajuudessa kuin tietojen kerääminen on tarpeellista ja liittyy työssä suoriutumiseen huomioiden avoinna oleva työpaikka.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tilanteessa, jossa työnhakija on hakenut Rainmakerin välittämään Rainmakerin asiakkaan työtehtävään, tietoja voidaan työnhakijan suostumuksesta luovuttaa asiakkaalla työskentelevälle rekrytoivalle esimiehelle, ja jotka hän välttämättä tarvitsee mahdollisesti toteuttamaansa haastattelua ja rekrytointipäätöstä varten. Tietojen siirryttyä asiakasyritykseen, tulee asiakasyrityksestä rekisterinpitäjä näiden tietojen osalta.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman henkilön antamaa suostumusta.

Tietojen siirto EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytys

Rekrytointijärjestelmän rekrytointirekisterin henkilötietoihin on pääsy nimetyillä henkilöillä rekrytoinnin edellyttämässä laajuudessa. Rekrytointirekisterin tietoja käyttäville on annettu erilliset järjestelmäylläpitäjän luovuttamat tunnukset sekä koulutus tietojen käsittelyyn. Lisäksi heitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Sähköisessä tietojenkäsittelymuodossa oleva aineisto suojataan käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Henkilötiedot kerätään ATK-järjestelmään, joka on suojattu palomuurein ulkopuolisen käytön estämiseksi. Palvelin, jossa ko. henkilötiedot ovat tallessa, säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on vain rajatulla määrällä ylläpitohenkilökuntaa. Tietokoneet, joilla tietokantaa käytetään sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa paikassa.

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä kahden vuoden ajan, jonka päättyessä henkilöltä kysytään suostumus tietojen säilyttämiseksi vuodeksi eteenpäin.

Puhelutallenteita säilytetään 180 vuorokautta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Rainmakerin oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rainmaker voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä vain laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Rekisteröity voi toimittaa kaikki tämän kohdan mukaiset pyynnöt ja vaatimukset selosteessa mainitulle yhteyshenkilölle.

Muutokset tähän selosteeseen

Tehdessämme muutoksia tähän selosteeseen, päivitämme ne internetsivuillemme ja merkitsemme päivityksen ajankohdan.

Päivitetty 18.1.2023.